Deine Rolle bei eCovery
eCovery ist ein Team mit rund 30 Mitarbeitenden. Etwa ein Drittel arbeitet regelmäßig in unserem Office im SpinLab in Leipzig, alle anderen arbeiten remote aus ganz Deutschland.
In der ausgeschriebenen Rolle übernimmst Du eigenständig Aufgaben rund um Büroorganisation, Administration, interne Tools und operative Organisationsthemen. Du sorgst dafür, dass unser Büro im Alltag funktioniert, Post und Dokumente zuverlässig bearbeitet werden, Zugänge und Accounts gepflegt sind und organisatorische Themen sauber umgesetzt werden. Dazu gehört auch die Organisation unserer Quartalsmeetings.
Du arbeitest selbstständig und vorausschauend, behältst offene Themen im Blick und packst sowohl administrative als auch praktische Aufgaben vor Ort mit an. Die Rolle ist bewusst operativ ausgerichtet und passt zu Dir, wenn Du bereits Erfahrung im Office Management oder in der Administration mitbringst und langfristig in diesem Bereich arbeiten möchtest.
Die Stelle umfasst 20 Stunden pro Woche an 5 Tagen und ist vollständig in Präsenz in unserem Büro in Leipzig vorgesehen.
Deine Aufgabenbereiche
Büroorganisation & Ausstattung
Du sorgst dafür, dass unsere Büroräume im SpinLab ordentlich, sauber, organisiert und funktional bleiben
Du kümmerst Dich um Snacks, Kaffee, Verbrauchsmaterialien und Büroausstattung
Du bearbeitest Eingangs- und Ausgangspost sowie Pakete und sorgst für die interne Verteilung
Telefon & Dokumentenmanagement
Du betreust unsere Telefonzentrale und leitest eingehende Anliegen intern an die richtigen Ansprechpartner weiter
Du bearbeitest, digitalisierst und archivierst Schriftverkehr
Du sorgst für eine strukturierte Ablage und Dokumentenorganisation
Administration & Organisation
Du bearbeitest organisatorische und administrative Aufgaben im Tagesgeschäft eigenständig
Du betreust unser zentrales E-Mail-Postfach
Du bereitest Protokolle für Jour fixes vor und führst sie
Du stimmst Dich mit Dienstleistern, Vermietern und externen Ansprechpartnern ab
Du unterstützt bei Versicherungs-, Ausstattungs- und Organisationsthemen
Du übernimmst kleinere Recherche-, Abstimmungs- und Sonderaufgaben
Tool- & IT-Organisation
Du erstellst, änderst und dokumentierst Benutzerzugänge
Du verwaltest Tools, Accounts und Berechtigungen, zum Beispiel in Microsoft 365
Du prüfst einfache IT- und Tool-Anfragen vor und leitest sie bei Bedarf an unseren IT-Service weiter
Du recherchierst eigenständig Lösungen für unkritische Tool- und IT-Themen
Du setzt einfache, unkritische Konfigurationen selbstständig um
Meetings, Events & Fuhrpark
- Du übernimmst die operative Organisation unserer Quartalsmeetings von Reise- und Unterkunftsbuchungen über Verpflegung und Teamaktivitäten bis zur praktischen Vorbereitung und Umsetzung vor Ort
- Du sorgst bei Meetings dafür, dass Räume gebucht sind, die leckersten Snacks und die benötigten Materialien bereitstehen
- Du kümmerst Dich um organisatorische Themen rund um unseren Fuhrpark, zum Beispiel Termine, Wartungen, Abstimmungen und Unterlagen
In Ausnahmefällen unterstützt Du unseren Kundensupport, zum Beispiel bei Krankheit, Urlaub oder ungewöhnlich hohem Aufkommen.